Genau wie bei dem Cover Letter zu einer brieflichen Bewerbung gibt es bei der Bewerbung per E-Mail goldene Regeln, die helfen, zu einem Interview zu kommen:
- Bevor Sie eine E-Mail Bewerbung erstellen, lesen Sie die Tipps zu dem Cover Letter. Sie sollten sich mit den Regeln vertraut machen, denn diese gelten auch für die E-Mail Bewerbung.
- Nutzen Sie die Betreffzeile sinnvoll. Lassen Sie sie NIEMALS leer! Wenn Sie jedoch nur die Jobnummer oder Ähnliches eintragen, ist das schon vergeudeter Platz. Nutzen sie die Betreffzeile, um den Leser neugierig auf Ihre Nachricht zu machen. Denken Sie immer daran: Die Betreffzeile ist neben dem Absender das erste, was der Empfänger von Ihrer E-Mail liest. Was machen Sie mit den E-Mails, bei denen der Betreff nichts sagend ist oder vielleicht ganz fehlt?
Hier ein Beispiel für eine gute Betreffzeile:
"Ingenious Web Developer Ideal for Project Manager (JobNo 011/555)"
- Der erste Absatz ist ein kritischer Punkt. Noch mehr als bei einer brieflichen Bewerbung muss der E-Mail Cover Letter besonders dynamisch und einfallsreich ausfallen. In diesem ersten Absatz müssen Sie den Leser gleichzeitig packen und ihm Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten verkaufen.
- Fassen Sie sich kurz. Kürze ist bei einem E-Mail Cover Letter besonders wichtig. Die meisten Experten meinen, dass er nicht länger als zwei oder drei Absätze umfassen sollte, insgesamt nicht mehr als 150 Worte. Der Gedanke, der dahinter steht ist, dass der Cover Letter auf einer Bildschirmseite angezeigt werden kann.
- Nutzen Sie Keywords, die sich direkt auf den Arbeitsplatz beziehen, den Sie suchen. Konzentrieren Sie sich auf Schlagworte und Kenntnisse (skills) aus dem direkten Umfeld des Jobs. Möglicherweise wird Ihr Schreiben in einer Bewerberdatenbank gespeichert. Die richtigen Keywords erhöhen die Chance, dass Ihre Bewerbung zu gegebener Zeit zu Tage gefördert wird.
- Vermeiden Sie HTML Format. Versenden Sie Ihre E-Mail im Nur-Text-Format. Die Verwendung von Schriftfarben, Unterstreichungen, Hintergrundfarben und –bilder, Schriftarten wie "Comic Sans MS" und anderer Formatierungen bewirkt bei nicht wenigen E-Mail Empfängern, dass die Nachrichten im Spam- oder Junkmail Ordner untergehen.
- Achten Sie auf die maximale Zeilenlänge. Setzen Sie den automatischen Zeilenumbruch auf höchstens 76 Zeichen, damit die Nachricht unversehrt beim Empfänger ankommt. Bei den meisten E-Mail Programmen kann man das in den Optionseinstellungen festlegen (z.B. Outlook: Extras-Optionen-E-Mail Format und dann auf Internet Format… klicken).
- Achten Sie auf Ihren Schreibstil. Die Tatsache, dass Sie eine E-Mail verschicken, bedeutet nicht, dass Sie die bei privater Korrespondenz durchaus übliche saloppe Schreibweise hier auch nutzen können. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer förmlichen Anrede (Dear Ms. Miller) und enden sie mit einer Standard-Grußformel (z.B. Sincerely). Fügen Sie zwischen den Absätzen Leerzeilen ein. Verwenden Sie keine Abkürzungen und "emoticons".
- Schicken Sie keine Dateianhänge mit. Da z.B. Word-Dokumente so genannte Makroviren enthalten können, blockieren viele Firmen E-Mails mit Dateianhängen, so dass Ihre E-Mail niemals den Empfänger erreichen wird. Ausnahme: Wenn der Empfänger ausdrücklich wünscht, dass Sie Dateien mit versenden.
- Halten Sie sich an die Richtlinien der Firmen. Viele meist größere Organisationen haben Career Centers auf ihren Websites. Dort kann man ein Bewerberprofil speichern und meist unterschiedliche Resumes hinterlegen. Bewerber E-Mails werden von diesen Firmen meist nicht beachtet. Schade um die Mühe, die man sich gemacht hat.
- Benutzen Sie nur eine seriöse E-Mail Adresse. Sie sollten sich für Ihre offizielle Korrespondenz eine seriöse E-Mail Adresse zulegen. Adressen wie "
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. " oder "Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. " oder ähnliches kommen nicht gut an und sind daher für Bewerbungskorrespondenz denkbar ungeeignet.
- Erst prüfen – dann senden. Versenden Sie NIEMALS eine E-Mail, die nicht vorher genau kontrolliert wurde. Verlassen sie sich NIE auf die Rechtschreibkontrolle des Computers. Nehmen sie sich die Zeit, Ihre Mail vor dem Versenden nochmals Korrektur zu lesen. Ein ansonsten erstklassiger Cover Letter kann durch einen simplen Tippfehler abgewertet werden.
- Testen Sie Ihre Nachricht bevor Sie sie an den eigentlichen Empfänger versenden. Auch wenn Sie sich hundertprozentig sicher sind, dass alles in Ordnung ist, schicken Sie die E-Mail an einen Freund (der sie auch gleich Korrektur lesen kann, sofern sein Englisch dies zulässt). Oder schicken Sie sie an sich selbst. Jetzt können Sie noch mal Format und Stil überprüfen.
